Konferencja użytkowników Połączonych Katalogów BN: wspólny system, wspólna korzyść - Aktualności - Biblioteka Narodowa

Konferencja użytkowników Połączonych Katalogów Biblioteki Narodowej potwierdziła, że wspólne standardy i narzędzia znacząco usprawniają pracę bibliotek w całej Polsce. Wydarzenie było nie tylko przestrzenią wymiany doświadczeń i wiedzy, zacieśnienia współpracy, ale też zaprezentowania nowych funkcjonalności podczas warsztatów.

Jedną z najważniejszych kwestii – obok korzyści płynących ze współkatalogowania – podnoszonych przez bibliotekarzy z dużych i małych bibliotek było bezpłatne udostępnienie systemu. Pozwoliło to bibliotekom na znaczące oszczędności budżetowe, w tym brak opłat za: użytkowanie systemu, utrzymywanie serwerów, wdrożenie, abonament, serwis, aktualizacje, licencje, eksport i import danych, pomoc techniczną, tworzenie kopii zapasowych, zatrudnienia informatyka oraz szkolenia. Warto podkreślić, że Biblioteka Narodowa, jako operator Priorytetu 1. Kierunku Interwencji 1.2. Budowa ogólnokrajowej sieci bibliotecznej poprzez zintegrowany system zarządzania zasobami bibliotek – stanowiącego część Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025, pokrywa wszystkie koszty wdrożenia i utrzymania systemu. Dla części bibliotek, które rozpoczęły pracę we wspólnym środowisku katalogowym, system Alma pozostaje nieodpłatny od 2019 roku.

Część plenarną konferencji oficjalnie otworzył dr Tomasz Makowski, dyrektor Biblioteki Narodowej, prezentując aktualny stan i przyszłość Połączonych Katalogów BN. W swoim wystąpieniu podkreślił rolę wspólnej platformy bibliotecznej jako narzędzia ułatwiającego dostęp do wiedzy oraz integrującego środowisko biblioteczne w Polsce. Podziękował bibliotekom za partnerstwo, podkreślił ich wkład w trakcie wdrożenia systemu. Aktualnie Almę w Polsce użytkuje 899 bibliotek (w tym 153 biblioteki główne, 674 filie, oddziały biblioteczne oraz biblioteki wydziałowe i instytutowe, a także ponad 70 bibliotek współtworzących bibliografię regionalną i artykuły z prasy). 5 z tych bibliotek (Uniwersytet Wrocławski, Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Politechnika Warszawska, Biblioteka Raczyńskich i Biblioteka Miejska w Łodzi) rozpocznie pełną współpracę we wrześniu tego roku. Na świecie Alma wykorzystywana jest w ponad 2700 bibliotekach. Polska, tuż po USA, Wielkiej Brytanii i Australii, ma odnotowaną największą sieć wdrożeń systemu na świecie i jest liderem w ciągłym ulepszaniu systemu w skali globalnej.

Dyrektor centralnej biblioteki państwa podkreślił wagę zapewnienia bezpieczeństwa danych bibliotek, wybór sprawdzonego dostawcy oprogramowania i korzystanie z jednolitej bazy danych. Alma nie jest koncentratorem metadanych, ale faktycznie systemem z jedną wspólną bazą danych. Poświadczeniem skali sukcesu jest liczba wejść do katalogu BN i Połączonych Katalogów, która w ubiegłym roku wyniosła prawie 240 mln, stanowiąc najwyższy wynik w historii wykorzystania katalogów bibliotecznych w Polsce.

Następnie głos zabrał Tomasz Zacharski, wicedyrektor Biblioteki Jagiellońskiej, który przedstawił funkcjonowanie największej biblioteki uniwersyteckiej w kraju w oparciu o system Alma oraz wyzwania związane z integracją katalogów. Dla społeczności akademickiej praca w jednym systemie to przede wszystkim: narzędzie ewidencji zbiorów, integrator dostępu do informacji, sprawne środowisko pracy, narzędzie promocji i dostępu do zasobów BJ dla użytkowników z Polski i świata, baza dla innowacji. Omówił także zagadnienie ewidencji i katalogowania zbiorów. Tylko 4-5% opisów z wpływu egzemplarza obowiązkowego wytwarzane jest przez BJ, a reszta pobierana bezpośrednio z Połączonych Katalogów BN. 

Międzynarodowe spojrzenie na Almę zaprezentowała Bettina Forster dyrektor Clarivate na Europę, która omówiła współpracę z Biblioteką Narodową w budowie ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. W swoim wystąpieniu zaznaczyła unikatową i skuteczną metodologię wdrożeń systemu w bibliotekach różnych typów wypracowaną przez BN, przypomniała drogę do stworzenia Połączonych Katalogów BN oraz planach rozwoju oprogramowania.

Z kolei Kacper Trzaska, zastępca dyrektora BN odpowiedzialny za implementację systemu w ponad 150 bibliotekach w Polsce, przedstawił konkretne przykłady efektywnego wykorzystania funkcjonalności Almy w codziennej pracy bibliotekarzy – zarówno w zakresie katalogowania, jak i udostępniania zbiorów. Bazując na zebranych doświadczeniach podzielił się analizami i gotowymi rozwiązaniami, które każda z bibliotek może zastosować, by usprawnić zarządzanie swoimi zbiorami i zwiększyć ich widoczność w internecie. Zachęcił zgromadzonych do analizy nowych funkcjonalności, korzystania z dobrych rozwiązań wypracowanych przez innych partnerów współkatalogowania w Połączonych Katalogach BN oraz zaprosił do udziału w codziennych konsultacjach, które są realizowane przez pracowników Instytutu Bibliograficznego oraz Zakładu Katalogowania Dziedzinowego.

Następnie rozpoczął się blok prezentacji efektów wdrożeń systemu Alma w różnych typach bibliotek. Kolejno swoje doświadczenia przedstawili: Agnieszka Podrazik (zastępca dyrektora Biblioteki Głównej Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie) – wdrożenie w bibliotece technicznej, dr Dorota Sidorowicz-Mulak (zastępca dyrektora Zakładu Narodowego im. Ossolińskich ds. Narodowej Biblioteki Ossolineum) – wdrożenie w bibliotece historycznej, Mariusz Gabrysiak (pełnomocnik dyrektora Dolnośląskiej Biblioteki Publicznej im. Tadeusza Mikulskiego we Wrocławiu) – wdrożenie w bibliotece wojewódzkiej, Dorota Abramczyk (dyrektor Miejsko-Powiatowej Biblioteki Publicznej im. Bolesława Prusa w Zgierzu) – wdrożenie w bibliotece miejskiej.

Prelegenci dzielili się doświadczeniami z migracji i deduplikacji danych, szkoleniami pracowników oraz integracją usług dla czytelników. Zaznaczyli, że dzięki współpracy, korzystaniu z gotowych i profesjonalnych opisów bibliograficznych dostępnych w jednej bazie mogą skupić się na działaniach statutowych, uzupełniać bibliografię regionalną i oszczędzać swój czas. Wielokrotnie podkreślane były korzyści dla czytelników, które udało się osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu, jak i kwestia bezpieczeństwa danych zgromadzonych w systemie. Podziękowali za stałą pomoc Biblioteki Narodowej na etapie implementacji, jak i po jego zakończeniu. Zaznaczyli, że pracownicy BN nie tylko stale udzielają konsultacji, ale zadbali o cały cykl bezpłatnych szkoleń i materiałów.

Wskazano na kompleksowość Almy jako systemu oferującego wszystkie procesy biblioteczne: od gromadzenia, przez katalogowanie i udostępnianie, wypożyczania międzybibliotecznego, po zaawansowane statystyki czy integrację wszystkich typów zbiorów – zarówno fizycznymi egzemplarzami, jak i elektronicznymi. Te spektrum nowoczesnego systemu pozwala wykorzystać Almę całościowo, zarówno w dużych akademickich książnicach, jak publicznych, w tym nawet tych najmniejszych jednoosobowych.

Długo wyczekiwanym punktem programu były warsztaty tematyczne, prowadzone przez ekspertów z Instytutu Bibliograficznego BN. Uczestnicy mogli wybrać jeden z pięciu równoległych tematów:

• wykorzystanie rekordów BN w Almie do szybkiej budowy katalogu i bibliografii regionalnej
• wykorzystanie Almy do sporządzania raportów statystycznych i wykazów kontrolnych
• działanie serwisu do generowania ksiąg inwentarzowych, protokołów ubytków, kart czytelników i innych dokumentów z Almy
• przygotowanie rekordu bibliograficznego w Almie
• działanie aplikacji dla czytelników oraz wyszukiwarki Primo, prezentacja nowości i popularnych serii wydawniczych w Primo.

Warsztaty cieszyły się dużym zainteresowaniem, stanowiąc ważny element edukacyjny i integracyjny konferencji oraz pole do dyskusji i poszukiwań rozwiązań ułatwiających pracę bibliotekarzy oraz obsługę czytelników.

Prezentacje, warsztaty i rozmowy kuluarowe pokazały, że biblioteki są partnerami, którzy zbudowali trwałą wspólnotę. Zgromadzeni licznie przedstawiciele bibliotek potwierdzili rosnące zainteresowanie wspólną platformą katalogową i dalszą współpracą. Cała konferencja potwierdziła, że wspólne rozwiązania technologiczne i katalogowe podnoszą jakość usług bibliotecznych. Dzięki współpracy z Biblioteką Narodową, nawet najmniejsze placówki mogą dziś korzystać z tych samych narzędzi, co największe biblioteki na świecie – bez ponoszenia kosztów i z profesjonalnym wsparciem.

Wydarzeniami towarzyszącymi dla uczestników było zwiedzanie zmodernizowanych czytelń Biblioteki Narodowej oraz Pałacu Rzeczypospolitej, gdzie znajdują się najcenniejsze skarby ze zbiorów centralnej biblioteki państwa. Przestrzenie zaprezentował dr Maciej Szablewski, kierownik Zakładu Udostępniania Zbiorów wraz ze swoim zastępcą Danielem Biedrzyckim. Wieczorem uczestnicy zostali zaproszeni na galę Nagrody Literackiej Skrzydła Dedala.

Planowane jest ponowne spotkanie użytkowników Almy wraz z warsztatami tematycznymi na jesieni bieżącego roku.