Tworzenie dokumentów zastępczych i ich udostępnianie chroni oryginały przed zniszczeniem oraz pozwala na ich długotrwałe zabezpieczanie.
Mikrofilmowanie
Mikrofilmowanie polega na zastosowaniu techniki fotograficznej i jest sprawdzoną metodą zabezpieczania materiałów piśmienniczych, wykorzystywaną w BN od 1950 roku. Mikrofilmy wykonywane są w Zakładzie Reprografii i Digitalizacji Zbiorów, w Sekcji Mikrofilmowania. Zbiory mikrofilmowe wymagają odpowiednich warunków klimatycznych. W celu poprawy warunków przechowywania mikrofimów w Bibliotece Narodowej planuje się:
- wykonanie analizy technologicznej posiadanych zasobów mikrofilmowych
- opracowanie projektu ich dodatkowego zabezpieczenia i ochrony
- poprawienie warunków klimatycznych przechowywanych mikrofilmów, ewentualnie rozważenie zmiany miejsca ich przechowywania, dostosowanego do wymaganych warunków.
Digitalizacja
Digitalizacja zbiorów bibliotecznych polega na wykonywaniu kopii cyfrowych książek, czasopism, mikrofilmów, dokumentów ikonograficznych, map i innych kategorii zbiorów. Choć nie może być bezpośrednio utożsamiana z konserwacją służy między innymi ochronie zbiorów bibliotecznych. Cyfrowa archiwizacja jest szczególnie pożądana w przypadku obiektów unikatowych, cennych, zniszczonych lub z innych powodów wrażliwych na negatywne skutki udostępniania. W Bibliotece Narodowej dokumenty zastępcze w formie cyfrowej wykonywane są od 2004 roku w Zakładzie Reprografii i Digitalizacji Zbiorów, posiadającym profesjonalnie wyposażoną pracownię digitalizacyjną.
Tworzenie dokumentów zastępczych i ich udostępnianie chroni oryginały przed zniszczeniem oraz pozwala na ich zabezpieczenie na wypadek działań zbrojnych lub klęsk żywiołowych.